En este módulo aprenderás a registrar, editar y administrar la base de datos de tus clientes. Mantener esta información ordenada y estandarizada es vital para que la facturación electrónica y la inyección de datos al Ministerio de Hacienda funcionen de manera automática y sin errores.
¿Cómo ingresar al módulo?
- 1. Abre el IVATOOLS Launcher (tu menú principal).
- 2. En la columna central (color naranja) de «MÓDULO IVATOOLS PRE-FACTURAS» , haz clic en el primer botón: Mantenimiento de Clientes.
Se mostrara la siguiente pantalla:
🥇 Las Reglas de Oro (¡Muy Importante!)
Para garantizar que el Ministerio de Hacienda acepte tus facturas, debes cumplir estrictamente estas reglas al llenar el formulario:
- Cero Guiones: Los campos de NIT, NRC, Número de Documento (DUI, Pasaporte) y Teléfono deben ingresarse SIN GUIONES y sin espacios. Escribe únicamente los números.
- Usa las Listas Desplegables: Los campos de Tipo de Persona, País, Departamento y Municipio NUNCA deben escribirse a mano. Debes seleccionarlos obligatoriamente haciendo clic en la flechita de la lista desplegable. (Nota: El Municipio se activará automáticamente después de que elijas el Departamento).
- Campo Obligatorio: El sistema no te permitirá guardar un cliente si el campo Razón Social está vacío.
¿Cómo crear un Nuevo Cliente?
- Asegúrate de que los campos de la parte superior (formulario) estén en blanco. Si hay datos escritos, presiona el botón gris 🧹 Limpiar.
- Llena los datos solicitados respetando las «Reglas de Oro» mencionadas arriba.
- 3. Haz clic en el botón verde 💾 Guardar.
- 4. El sistema te confirmará el éxito y el cliente aparecerá en la tabla inferior.
¿Cómo buscar y editar un Cliente existente?
- 1. En la parte central de la pantalla, usa la barra «🔍 Buscar Cliente:». Puedes escribir parte del nombre comercial o de la razón social y la tabla se filtrará automáticamente.
- 2. Haz doble clic sobre el cliente en la tabla. Sus datos se cargarán en el formulario de arriba.
- Modifica la información que necesites actualizar.
- 4. Presiona el botón verde 💾 Guardar para aplicar los cambios.
¿Cómo eliminar un Cliente?
- 1. Busca al cliente en la tabla inferior.
- Haz un solo clic para seleccionarlo (se sombreará la fila).
- 3. Presiona el botón rojo ❌ Eliminar. El sistema te pedirá una confirmación antes de borrarlo definitivamente.
🚀 Función Avanzada: Importar Clientes desde Excel
Si tienes una lista grande de clientes nueva, puedes cargarla masivamente usando el botón naranja 📂 Importar Excel.
Requisitos del archivo Excel: El archivo debe tener los encabezados (la primera fila) escritos exactamente con estos nombres (en minúsculas y con guiones bajos):
nitnrcnumero_documentonombre_razon_socialnombre_comercialgiro_actividaddepartamento(Debe coincidir con el texto exacto del sistema)municipio(Debe coincidir con el texto exacto del sistema)direccionemailtelefonotipo_documento_id(Ejemplo: 36-NIT, 13-DUI)tipo_persona(01 – NATURAL o 02 – JURÍDICA)pais(Ejemplo: El Salvador)
Tip: Si alguna columna no aplica para tus clientes (como el NRC en consumidores finales), deja la columna en tu Excel, pero mantén las celdas vacías.