Ante el mandato del Ministerio de Hacienda de implementar la facturación electrónica para todas las empresas y personas naturales que emiten facturas por la venta de bienes y servicios, resulta primordial tomar decisiones fundamentadas que aseguren el cumplimiento normativo y optimicen las operaciones de tu negocio. La elección del sistema adecuado puede facilitar significativamente la administración de tu empresa, mientras que una decisión apresurada o poco informada puede generar complicaciones posteriores.
Las empresas grandes y medianas que cuentan con sus propios departamentos de TI tienen el personal capacitado que puede ayudar a la alta gerencia a tomar una buena decisión, pero las PYMES generalmente con cuentan con el personal técnico requerido, y es aquí en donde unos cuantos consejos pueden servir de mucha ayuda a los emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas.
A continuación, se presentan las consideraciones esenciales que debes evaluar antes de contratar un sistema de facturación electrónica.
1. Consideraciones Técnicas
Antes de tomar una decisión, es necesario profundizar en los aspectos técnicos del sistema:
Modalidad de instalación:
Base en la Nube vs. instalación local: Evalúa si el sistema se instalará en un servidor gestionado por el proveedor (SaaS) o en tu propia infraestructura, considerando la capacidad de gestión interna y las implicaciones de seguridad y mantenimiento.
Requisitos de Hardware y Software:
Si te decides por una instalación local, asegúrate de conocer los requerimientos mínimos de hardware y software, para evitar inversiones adicionales en infraestructura.
Integración con sistemas existentes:
Verifica si tu empresa ya cuenta con un sistema ERP o un sistema de facturación propio y cómo el nuevo sistema se integrará con el actual.
Aclara quién será el encargado de gestionar esta integración (tu equipo interno de TI o el proveedor del sistema) y si existen módulos que complementen funciones como inventario, cuentas por cobrar y contabilidad.
Alcance funcional:
Determina si el sistema abarca únicamente emisiones de facturas electrónicas de venta o si también gestiona facturas electrónicas de compra y otros documentos relacionados, como la emisión de Reportes de IVA.
Certificación y Cumplimiento:
Asegúrate de que el sistema cumpla con las normativas y certificaciones exigidas por el Ministerio de Hacienda, ya que esto puede ahorrarte contratiempos durante auditorías o revisiones oficiales.
2. Consideraciones Operativas
La operatividad del sistema impacta directamente en la eficiencia de tus procesos diarios:
Volumen de emisión:
Evalúa el volumen mensual de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que emite tu empresa. Si se trata de pocas emisiones (por ejemplo, hasta 100 DTE mensuales), puedes instalar el Sistema de Facturación Electrónica Gratuito del Ministerio de Hacienda.
En caso contrario, asegúrate de que el sistema está optimizado y que pueda adaptarse a crecimiento futuro.
Funcionalidades adicionales:
Comprueba si el sistema incluye la funcionalidad de envío automático de facturas electrónicas por correo electrónico, facilitando la comunicación con clientes.
Gestión y almacenamiento:
Determina si el almacenamiento de las facturas emitidas será gestionado por el proveedor (en el caso de servicios SaaS) o si recaerá en tu empresa, lo que implica cuidados adicionales en respaldo y seguridad de la información.
Facilidad de uso y capacitación:
Considera la interfaz de usuario y la curva de aprendizaje. La disponibilidad de capacitación y soporte operativo puede marcar una gran diferencia en la implementación y uso diario del sistema.
Procesos de Contingencia:
Como se gestionarán las contingencias cuando se caiga la comunicación por internet o no se tenga energía eléctrica.
3. Consideraciones Económicas y de Precios
Más allá del factor inicial del precio, es indispensable analizar a fondo la estructura de costos:
Modelos de pago:
Determina si el precio del sistema corresponde a un solo pago, un pago inicial seguido de pagos recurrentes (mensuales o anuales), o si se cobra en función del número de transacciones (por factura emitida).
Costos adicionales:
Asegúrate de verificar si existen cobros extra asociados a mantenimiento, soporte técnico, actualizaciones o almacenamiento de documentos electrónicos.
Relación costo-beneficio:
Compara diferentes ofertas y solicita estudios de caso o referencias para comprender el rendimiento y la confiabilidad de cada proveedor a lo largo del tiempo.
4. Consideraciones de Seguridad y Cumplimiento Normativo
La seguridad de la información y el cumplimiento de los estándares son elementos críticos en un sistema de facturación electrónica:
Protección de datos:
Investiga qué medidas de seguridad ofrece el sistema (cifrado, autenticación multifactor, auditorías, etc.) para proteger la información fiscal y personal.
Respaldo y recuperación:
Comprueba que existan mecanismos robustos para el respaldo periódico y la recuperación de datos, en caso de fallos o incidentes.
Verifica que existan procesos de contingencia para cuando se produzcan cortes de energía o de comunicación por internet.
Actualizaciones normativas:
Asegúrate de que el proveedor se compromete a actualizar el sistema conforme a cambios en la legislación tributaria y tecnológica, evitando desfasajes que pudieran afectar la operatividad de tu negocio.
5. Soporte, Capacitación y Escalabilidad
Finalmente, la calidad del soporte y la capacidad de crecimiento son clave para un sistema que se mantenga alineado con las necesidades de tu empresa a lo largo del tiempo:
Soporte técnico:
Evalúa si el proveedor ofrece un soporte técnico ágil y disponible (idealmente 24/7), y si existen canales de asistencia (teléfono, chat, correo electrónico) que se adapten a los horarios y necesidades de tu empresa.
Capacitación:
Considera la disponibilidad de cursos, tutoriales o capacitación personalizada para que tu equipo pueda aprovechar al máximo las funcionalidades del sistema.
Escalabilidad y flexibilidad:
Analiza hasta qué punto el sistema permite adaptarse a futuros crecimientos o cambios en el modelo operativo de la empresa. Una solución escalable te evitará tener que cambiar de sistema en plazos cortos, maximizando tu inversión.
6. Información Complementaria:
Si bien todos los puntos anteriores ofrecen una guía robusta para la evaluación, también puede ser útil considerar aspectos como:
- La experiencia y trayectoria del proveedor en el mercado.
- Referencias directas con otras empresas del mismo rubro.
- La posibilidad de realizar un piloto o demo antes de la contratación final.
Esta revisión ampliada te servirá para tomar decisiones informadas y garantizar que la implementación de la facturación electrónica se realice sin contratiempos y bajo los estándares exigidos por Hacienda.
Conclusión
La contratación de un sistema de facturación electrónica no debe basarse únicamente en el costo, sino en un análisis integral que considere aspectos técnicos, operativos, económicos, de seguridad y de soporte. Realiza un estudio comparativo con diferentes proveedores, revisa testimonios o casos de éxito, y asegúrate de que la solución seleccionada se integre de forma armónica con tus procesos de negocio y las normativas vigentes. Una decisión bien fundamentada te permitirá minimizar riesgos, optimizar recursos y garantizar el cumplimiento de tus obligaciones tributarias.
