ANALISIS SISTEMA DE FACTURACION DEL MINISTERIO DE HACIENDA
Ante la inminente obligatoriedad de emitir Facturas Electrónicas, las PYMES y Emprendedores que emiten hasta 100 DTE (Documentos Tributarios Electrónicos o sea Facturas, Créditos Fiscales, Notas de Crédito, Facturas de Exportación, etc.) disponen de la opción de utilizar el Sistema de Facturación Gratuito del Ministerio de Hacienda.
Si bien este sistema de facturación del MH No es perfecto, las limitaciones funcionales que tiene pueden ser subsanadas con relativa facilidad y a bajo costo, como se describe en este artículo.
Antes de entrar en materia es importante conocer algunos de los términos que se utilizan más adelante en este documento.
TERMINOLOGIA
Factura Electrónica:
Es un Documento Tributario Electrónico (DTE) respaldado por una firma electrónica, que se emite como comprobante de una transacción de Venta de un bien o servicio, tiene un formato de datos estructurados (JSON) que facilitan el tratamiento automatizado de la información, y que para que tenga validez debe ser transmitido a un servidor del MH que se encarga de revisar que cumpla todas las especificaciones requeridas para otorgarle un sello de cumplimiento.
La Factura o DTE sellado NO necesita su impresión física para ser válido fiscalmente y tiene la misma validez legal que los documentos en formato pre-impreso autorizados tradicionales.
Firma electrónica
La Firma Electrónica es una herramienta tecnológica que permite identificar el autor de un documento electrónico y la integridad de su contenido.
JSON (JavaScript Object Notation)
Es un formato de datos abierto utilizado para la transferencia de datos estructurados entre un servidor de Web y una aplicación Web.
COMO FUNCIONA LA FACTURACION ELECTRONICA?
A diferencia de la facturación tradicional a que hemos estado acostumbrados, la Facturación Electrónica involucra un proceso un poco más complicado como se describe a continuación:
- Construcción de la factura electrónica o DTE (datos de emisor, cliente y productos o servicios) usando un formato de datos estructurado (JSON) con las especificaciones dictaminadas por el MH.
- Encriptación del DTE con la firma electrónica proporcionada por el MH al contribuyente (firma asignada por MH al NIT del contribuyente).
- Envío del DTE firmado (encriptado) al servidor del MH para su validación y sello de aprobación.
- Servidor de MH revisa toda la información del JSON y si cumple todas las especificaciones y validaciones lo devuelve con el Sello de Aprobación y si no cumple lo devuelve con un mensaje de error para que sea corregido.
- Sistema de facturación del contribuyente recibe el JSON sellado y lo almacena en su BD para entrega al cliente.
- Entrega de la copia digital del DTE firmado y sellado (JSON) al cliente junto con una copia de una versión legible del mismo. El contribuyente debe enviar copia electrónica del DTE firmado y de su de la versión legible a su cliente vía email o WhatsApp o como hayan acordado previamente.
- Cliente recibe la copia del DTE y consulta al servidor del MH la validez y autenticidad del DTE recibido.
¿Qué deberán hacer los contribuyentes para emitir los DTE?
Los contribuyentes disponen de 2 plataformas para la emisión de los DTE, denominadas:
- Sistema de Transmisión y
- Sistema de Facturación
En este documento nos enfocaremos únicamente en el Sistema de Facturación Gratis del Ministerio de Hacienda.
El Sistema de Transmisión es la plataforma del MH a la que deben conectarse los sistemas de facturación propietarios de las empresas. Requiere que el contribuyente modifique su propio sistema de facturación para que se conecte con el Sistema de Transmisión API del MH o desarrolle un sistema de facturación nuevo que tenga esa funcionalidad de conexión con el servicio de Transmisión API del MH y no es el objeto de este artículo.
Sistema de Facturación Ministerio de Hacienda:
Es una solución Web desarrollada por la Administración Tributaria, puesta a disposición de forma gratuita para los contribuyentes que cumplan parámetros determinados por la DGII (MH), donde podrán gestionar su información como Emisores de DTE, emitir y generar documentos por sus operaciones, descargar las Representaciones Gráficas, así como transmitir la información hacia la DGII (MH).
El contribuyente debe guardar los documentos pre-impresos que tenga autorizados para poderlos utilizar en casos de contingencia por caídas del sistema, falta de energía eléctrica o caída del internet.
Ventajas:
- COSTO: Su implementación es GRATUITA, el MH NO cobra nada por ello. El único COSTO relacionado podría ser el de consultoría o soporte técnico por parte de un profesional experimentado, si el contribuyente lo llegase a necesitar, pero incluso en ese caso sería un costo mínimo comparado con el de tener que desarrollar el sistema de facturación propio para conectarse por medio del sistema de transmisión API del MH.
- RAPIDEZ DE IMPLEMENTACION: Su implementación es INMEDIATA. Es un Sistema desarrollado por el MH cuya funcionalidad ya está certificada y solamente se necesita cumplir con la emisión de cierto número de emisión de DTE de prueba para que el MH de la autorización de ser emisor.
Desventajas:
- solo está disponible para contribuyentes que emitan menos de 100 DTEs (Facturas, CCFs, Notas de Crédito) en un mes calendario. NO EXISTE NINGUN MONTO MAXIMO DE FACTURACION MENSUAL, EL UNICO LIMITE ES EL DE LA CANTIDAD DE DOCUMENTOS TRIBUTARIOS ELECTRONICOS EMITIDOS EN EL MES. Si el contribuyente excede ese límite de documentos emitidos en su facturación mensual deberá usar el Sistema de Transmisión API, es decir tiene que instalar un sistema de facturación propio.
- En el Sistema de Facturación NO se manejan de forma local ninguna Base de Datos, por lo que el Emisor o Empresa debe digitar todo cada vez que desea emitir un nuevo DTE. No se guardan códigos de clientes, ni códigos de productos por lo que cada vez que se emite una factura hay que digitar todo lo que corresponda al ítem de venta; descripción, unidad de medida, precio unitario, etc. Lo mismo con respecto al cliente, hay que digitar su nombre, dirección, No de NIT, etc. Esta deficiencia puede ser subsanada teniendo una tabla en EXCEL con los datos mencionados y hacer Copy/Paste de la misma al momento de la digitación de los datos de facturación.
- Las copias legibles de los DTE (archivos PDF) que emite el sistema son genéricos, pero pueden ser personalizados por la empresa ya sea manualmente o por medio de una App que provea esa funcionalidad, como nuestra App IVATOOLS-PERSONALIZADTE.
- La Gestión de los DTE emitidos por el sistema es responsabilidad de la empresa, es decir la empresa es responsable de su envío por correo a los clientes y de su almacenamiento y resguardo. Esta funcionalidad puede ser ejecutada manualmente o puede ser automatizada por medio de una App de productividad que provea dicha funcionalidad como nuestra IVATOOLS-ENVIADTE
- El sistema de Facturación del MH NO dispone de una BD local en la empresa donde se puedan almacenar todos los DTE emitidos, de manera que a la hora de elaborar los reportes de Venta de IVA, se tiene que digitar absolutamente todo de nuevo. No obstante esta operación puede automatizarse con una App que provea esta funcionalidad como nuestra App IVATOOLS-VENTAS.
OTRAS CONSIDERACIONES
Almacenamiento de los DTEs (Documentos Tributarios Electrónicos)
Se supone que el MH tendrá copia de todos los DTEs emitidos por todos los contribuyentes, pero NO han modificado la ley al respecto, por lo tanto, losDTEs deberán ser conservados de forma segura e inalterable durante el plazo de 10 años establecido en el art 147 del código Tributario.
Como ya no se emitirán documentos de venta impresos, el respaldo de las ventas estará dado por los DTEs almacenados digitalmente y será indispensable contar con un almacenamiento seguro de los mismos para en cualquier momento que sean requeridos poder sacar copias de forma inmediata.
Las empresas o contribuyentes individuales deben estar conscientes de su responsabilidad por el almacenamiento seguro de los DTEs que han emitido. Deben por tanto debe asegurarse de implementar un servicio de almacenamiento propio siguiendo las buenas practicas al respecto (App IVATOOLS-ENVIADTE) o en su defecto considerar contratar el servicio externo de almacenamiento de los DTEs, si NO se considera capaz de tener un sistema propio de almacena miento seguro.
LIBROS DE IVA
La obligatoriedad del registro de Libros de IVA NO HA CAMBIADO.
Los reportes de IVA que deben enviarse mensualmente al MH NO han desaparecido y se tendrán que seguirse preparando como siempre, con la complicación de que con la facturación electrónica se adicionan algunos campos nuevos que antes no existían (códigos únicos de los DTEs) y que son de un tamaño bastante considerable, lo que aumenta las posibilidades de errores de digitación si no se cuenta con una App que automatice la conversión de los archivos JSON en archivos EXCEL con el formato que exige el MH para los reportes de Anexos de IVA. (App IVATOOLS-VENTAS)
Estos procesos de digitación manual de los datos de facturas de Venta para propósitos de elaboración de libros de IVA de Ventas continuaran tal y como se hacen actualmente, a menos que la empresa implemente un Aplicativo de conversión de los DTEs recibidos en archivos JSON a una BD propia de la empresa y después los convierta a tablas EXCEL en los formatos de libros de IVA.
MANEJO DE CONTIENGENCIAS POR CAIDA DEL SISTEMA
Una vez implementada la Facturación Electrónica, todo será manejado de forma digital y por lo tanto existirá una dependencia completa del correcto funcionamiento de la electricidad, del funcionamiento del sistema de facturación, de la comunicación por internet y del funcionamiento del servidor del MH que autoriza los DTEs.
El contribuyente emisor debe considerar por tanto que hacer en caso de que algo de eso NO esté funcionando, a menos que esté dispuesto a dejar de facturar hasta que el incidente se resuelva.
En este sentido la solución es diferente si se está usando el Sistema de Facturación Gratuito del MH o si se está usando el Sistema de Transmisión API.
En el caso de que se esté usando el sistema de Facturación Gratuito del MH, la solución que da el MH es que el emisor utilice uno de los documentos pre-impresos que tenga autorizados PARA DAR AL CLIENTE COMO UN COMPROBANTE TEMPORAL, pero ese documento NO tendrá ninguna validez, sino que el emisor deberá emitir el DTE correspondiente en el Sistema una vez solucionado el incidente.
¿CUANTO PUEDE COSTAR IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE FACTURACIÓN DEL MH ?
EL Sistema de Facturación del MH no tiene ningún costo por parte del MH.
El costo que tendría su implementación es el del tiempo que el contribuyente o su personal inviertan en su instalación y emisión de DTEs de prueba.
En caso de NO contar con personal idóneo se puede contratar un especialista en TI, y la asesoría que se pudiera requerir no deberían de exceder de 10 horas de un profesional de TI calificado y con experiencia.
El otro costo en que se pudiera incurrir sería el de las Apps de automatización que faciliten la gestión de los DTE emitidos.
Es importante considerar que el costo de estos aplicativos se compensaría con creces con el ahorro mensual que se tendría al eliminar los procesos manuales de la gestión de los DTE.
CONCLUSION
El Sistema de Facturación del Ministerio de Hacienda es una excelente opción para todos los emprendedores y las PYMES que emiten hasta 100 DTEs mensuales.
